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Intelligente Dokumentation für Unternehmen

Dokumentation gezielt managen

Das Erfassen und Teilen von strukturierten Handbüchern, Dokumentationen und Organisationsanweisungen stellt eine wachsende Herausforderung für Unternehmen jeder Größe dar, die durch den steigenden Bedarf an Zertifizierungen und deren Überprüfung weiter an Bedeutung gewinnt.
Getrieben von kurzen Produkt- und Prozesslebenszyklen, flexiblen Organisationsformen in den Unternehmen, sowie weitreichenden, meist ortsunabhängigen Arbeitsteilungen über Standorte hinweg, gilt es für Unternehmen, neue Ansätze für eine zielgerichtete Dokumentation und Kommunikation gegenüber Mitarbeitern und Kunden bereitzustellen.
Hierbei stehen Unternehmen vor allem vor dem Problem, einmal erstellte Handbücher und Dokumentationen auf einem aktuellen Stand zu halten und Individualisierungen einzelner Dokumente für Niederlassungen, Abteilungen, spezielle Produkte etc. in einer zu verwaltenden Form zu speichern. Bisher in den Unternehmen eingesetzte Software stößt hierbei an ihre Grenzen: So ist die bisher gängige Praxis der Informationsverbreitung zentral erstellter Dokumente und der Verteilung von Kopien dieser Einzeldokumente, die Dokumentation in Wikis, Weblogs oder anderen Tools nicht mehr tragfähig, da »One Size Fits All« nicht mehr zu den flexiblen Anforderungen der Unternehmen passt..

Denzentrale Individualisierung zentraler Vorgaben

Da durch die erforderlichen Individualisierungen einzelner Dokumente eine Vielzahl von angepassten Varianten entsteht, werden nachträgliche Änderungen in dem ursprünglichen Dokument nicht mehr in alle diese Versionen propagiert.
Aus der falschen oder unzureichenden Dokumentation folgen dann organisatorische und ökonomische Probleme.
Um die Unternehmen bei dieser Herausforderung zu unterstützen, hat das Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik ISST einen innovativen Ansatz technologischer Unterstützung entwickelt, der eine dezentrale Individualisierung von Dokumentationen jeder Art ermöglicht. Dabei werden trotzdem die Vorteile einer zentralen Bereitstellung (z.B. von Rahmenvorgaben oder Mindestanforderungen) und somit die zentrale Koordination und Steuerung mit der notwendigen Flexibilität in Unternehmen vereint: pomodoX.

 

 

Aktuelles

Information:
(01.08.2016)

Auf der diesjährigen ATIS (20-22.09) der Fraunhofer Gesellschaft werden die neusten Features der Software pomodoX vorgestellt.

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Information:
(20.07.2016)

Das mit der Software pomodoX umgesetzte Informationssicherheitshandbuch der Fraunhofer Gesellschaft wurde heute durch den Informationssicherheitskoordinator freigegeben.

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